凡例
「オンライン版 大平正芳関係文書」は、広島大学小池聖一教授・石田雅春准教授作成の『大平正芳記念館所蔵 大平正芳関係文書目録』（以下、『文書目録』と記す）をもとに、データベースとして再編したものである。データベース化にあたっては、適宜加筆・修正を加えた。以下に記載の凡例は、『文書目録』所収の凡例を加筆・修正したものである。
１．文書は、原秩序を尊重しつつ、各文書群の性格にしたがって分類した。
２．データベースの各項目は、次の通りである。
（１）資料番号
文書の性格・来歴等を考慮して分類するとともに、文書群ごとに、原秩序を尊重しつつ文書順に番号を付した（『文書目録』の目録番号にあたる）。
（２）資料名
基本的に資料名がついているものには、「」を付してこれを踏襲した。しかし、資料名のないものについては、内容から判断して新たな資料名を付した。その際、一件文書を一件として件名を採った。冊子体のものについては、基本的に表題を記した（『文書目録』の件名にあたる）。
（３）文書番号
文書番号が判明する場合には、文書件名の次に記載した。
（４）作成者、受信者
文書の発信者、起案者名は、便宜的に作成者とまとめた。受信者が多数な場合も可能な限り之を記した（『文書目録』の起案者、発信者、受信者にあたる）。
（５）大分類・小分類
『文書目録』の文書群をもとに、適宜大分類・小分類を新たに設定した。
（６）簿冊名
元の簿冊やファイルの標題を新たに各資料に付した。当初より標題と内容の一致しないものが一部あるが、それらも当初通りの表示とした。個別文書の横断検索とは別に、各簿冊ごとに収蔵資料の画像を通観することも可能となっているので、別項の「使用方法」を参照いただきたい。なお、検索上での利便性を考慮して、簿冊やファイルの形式でまとめられていない単独資料等についても、該当する「小分類」の事項名等を便宜的に簿冊名として付した。
（７）指定
文書作成の時点で指定された「極秘」「秘」などの指定区分である。『文書目録』では件名あるいは備考に付されていたが、新たに別項をたてた。
（８）作成年月日
原則として文書の決裁年月日を採った（『文書目録』の年月日にあたる）。
（９）形態
文書については、紙数、大きさ、用箋の種類および書き込みの有無等についてもできるだけ詳細に記載した。 また、 冊子体のものについては、 冊子の厚さ (cm) および大きさ等について記した。
（１０）備考
一件文書に添付資料が付属する場合、出来うる限り全ての書類について記した。その際、添付資料の形態により、別紙・別添等の記述をもって分類し、形式における統一を行わなかった。書き込み等についてもできうる限りこれを記した。
３．『文書目録』では、整理前段階の形態を尊重し、改変等を加えぬよう留意されて作成されている。このため、必ずしも項目にあてはまらない文書も存在する。また、結果として年代順に必ずしもなっていない。そのため、適宜細目次を付している。
４．『文書目録』の目録番号（オンライン版の資料番号）は、下記の構造を表している。
（例）
| XX | XX | XXX | XX |
| 項目番号 | 封筒等のまとまり | 文書 | 付属文書 |